Vi ved alle, hvor generende det er at få uønskede mails, og derfor er det også godt, at der er regler for, hvilke henvendelser organisationer må lave. Desværre er det svært at finde vej i både cookievejledning, markedsførings-, persondata- og indsamlingsloven, og resultatet kan være tab af muligheder eller overtrædelser af loven.

Er I en indsamlende, paragraf $8a-godkendt organisation eller forening, får I her svaret på, hvornår og hvordan I skal spørge om lov til at kontakte givere?

VORES ANBEFALING

Indhent altid et samtykke og dokumentér, hvor I har dem fra. Selvom I som godkendt indsamlingsorganisation er undtaget af markedsføringsloven, er det de færreste donorer, som er klar over dette. Ved at indhente et samtykke starter I relationen rigtigt.

Brug denne formulering for den bredeste permission, så kontakten kun skal sætte ét kryds.

Jeg giver hermed [ORG] tilladelse til at sende mig nyhedsbreve og i øvrigt kontakte mig om donationer pr. email, SMS, brev og telefon. Jeg kan altid afmelde mig ved at [xxx]. Jeg er opmærksom på at [ORG] bruger mine data og adfærd til at målrette kommunikationen til mig, herunder [eksempler]. [Link til privatlivspolitik]

Bemærk, at salg her ikke er inkluderet og vil kræve en anden formulering.

DEN DETALJEREDE GENNEMGANG

Der er en lang række årsager til, at det er vores anbefaling. De er lettest at forklare ud fra dette skema, der giver jer en idé om, hvad I må med og uden eksplicit samtykke (permission).

DEN SÆRLIGE RELATION

Der er stor forskel på, hvad I må gøre i forhold til personer, som I har en særlig relation til og så alle andre.

En særlig relation etableres som udgangspunkt igennem medlemskab eller en økonomisk transaktion, som indebærer en donationshandling. Der skal have været penge, der udtrykker ønske om støtte til almenvelgørenhed mellem parterne.

Bemærk:

1. Beløbets størrelse er ligegyldig
   Det er for eksempel derfor en SMS-donation på 20 kr. er langt mere værd end 20’eren i sig selv.
   
   
2. To-års-tommelfingerreglen
   En relation uden løbende dialog holder op med at være særlig (som enhver anden relation). Der er ingen skæringsdato skåret i sten, men har I ikke haft kontakt i 1½ til 2 år, skal relationen genstartes.

KOMMUNIKATIONSKANALERNE HAR FORSKELLIGE KRAV

Jo mere analog en kommunikationskanal, jo mere må I uden permission eller særlig relation.

A. DIGITAL (SMS OG EMAIL)

Da omkostningerne ved dette medie er så lave, er spampotentialet stort. Derfor er kravene også skærpede. I må ikke kontakte nogen uden permission eller særlig relation. Vær opmærksom på, at mange modtagere ikke er klar over, at godkendte organisationer er undtaget fra almindelig lovgivning. Det vil derfor være god praksis at indhente samtykke. Det gælder også, såfremt I vil spore åbning og klik i nyhedsbreve.

Til gengæld behøver I ikke specifik tilladelse til at spørge om donationer, så snart I har lov til at kontakte personen via disse kanaler. I kan derfor spørge om donationer og medlemskaber på permissions fået igennem for eksempel:

• Underskriftindsamlinger
• Konkurrencer
• Nyhedsbrevstilmeldinger.

Der skal blot indhentes samtykke til fremtidig kommunikation, opbevaring af data og sporing af adfærd i e-mailen ved første kontakt.

B. TELEFON OG GADEHVERVNING

I må gerne kontakte uopfordret i telefonen omkring medlemskab, men ikke om donationer. Det skal dog være et medlemskab med et fikseret medlemskontingent, som er forankret i vedtægterne og forbundet med en indflydelsesmulighed. I må heller ikke spørge om donationer, lige efter de har sagt ja til medlemskabet i samme samtale. Det skal foregå i en efterfølgende dialog.

Samme opdeling gør sig gældende for gadehververe (deraf navnets fokus på hvervning).

C. FYSISK POST

Du må gerne bede om donationer igennem direct mail, uanset om det er adresseret eller uadresseret, da dette ikke regnes for en personlig henvendelse.

ANDRE FORHOLD

Derudover skal I huske på følgende:

SALG

I må ikke sælge tørklæder, postkort eller lignende uden eksplicit permission til salgsrelateret kommunikation. Det gælder for alle kanaler.

Undtagelsen er klart afgrænsede og markerede annoncerubrikker i for eksempel e-mails og medlemsblade, såfremt dette udgør en mindre del af nyhedsbrevet.

Hvis jeres permission indeholder “salg” eller information om “organisationens samarbejde med virksomheder”, kan I frit informere om CSR-initiativer, salg i samarbejde med virksomheder af krus, tørklæder og lignende. En sådan permission kan se således ud:

Jeg giver hermed [ORG] tilladelse til at sende mig nyhedsbreve og i øvrigt kontakte mig om donationer pr. email, SMS, brev og telefon, herunder salgsrelateret information til gavn for organisationen.

Uadresseret post må også gerne indeholde salg – det er det samme som for eksempel at modtage Bilkas reklamer. Her skal Robinsonlisten blot respekteres.

NÆVN DONATION I DIN PERMISSION-TEKST

Sørg for, at der ikke er tvivl om at et “ja tak” betyder, at I også vil snakke om penge og donationer med personen.

HAV STYR PÅ HVOR OG HVORNÅR

Vi anbefaler altid, at I er 100% klar over, hvordan en given e-mailadresse/mobilnummer er kommet ned i jeres system, så I altid kan redegøre for det. Det indebærer kilde, kanal, tidspunkt, samtykketekst og data.

OPSUMMERING

Det mest enkle er at spørge om permission – hver gang. Det er også det mest høflige og relationsskabende. Hvordan skaber man givende relationer ved at kontakte folk på kanaler, de ikke ønsker at kontaktes på? Svaret er selvfølgelig, at det gør man ikke. I stedet kannibaliseres der på den fælles pulje af velvilje i befolkningen, som alle indsamlende organisationer er fælles afhængige af.

Hvis ikke organisationer tager dette ansvar alvorligt, saves den gren over, hvorpå en masse trængende projekter hviler.

Spørg derfor efter en bred permission, og når kontakten ønsker at lukke en kommunikationskanal, så giv dem først muligheden for at afmelde information om et bestemt emne, før de lukker for en kanal. Måske er det bare en bestemt del af jeres virke, som kontakten er ligeglad med.

Og når alt dette er sagt, så kontakter du formentlig dine medlemmer og givere alt for lidt – men mere om det en anden gang.